LAS ETAPAS Y ELEMENTOS DEL DISEÑO ORGANIZACIONAL
* ETAPAS DEL DISEÑO ORGANIZACIONAL
ETAPA N°1
DIFERENCIACIÓN INTEGRACIÓN
Se trata de dos procesos contrapuestos. En casi todos los dominios de las ciencias se encuentran referencias a lo diverso, lo múltiple, lo variado y, como contrapartida necesaria, lo único, lo integrado, lo perteneciente.Las categorías de identidad y diferencia se encuentran a la base de los procesos explicativos de integración y diferenciación. Estas categorías son las que nos permitirán distinguir un sistema de su entorno en un acto de distinción en que surgen, al mismo tiempo, el sistema y su entorno. No se puede entender una organización si no es con referencia directa, constituyente, al entorno en que la organización está inserta. La sociedad es el entorno de las organizaciones. Desde este punto de vista adquiere relevancia la relación entre la organización y el entorno.Con la diferenciación se hace posible dividir el trabajo para abarcarlo en una mayor cantidad de facetas y enfrentarlo en su complejidad. Ante la diferenciación aparece el reto de desintegración cuya respuesta es el proceso de integración el cual implica coordinación y control. Este proceso lleva a que los distintos subsistemas de la organización mantengan siempre presente su pertenencia a ésta. Como cada organización es diferente cada una requiere de una estructura distinta. El problema de la integración puede plantearse como un tema del diseño organizacional. Es posible, además, definir roles para cumplir esta labor integrador.
ETAPA N °2
COMPLEJIDAD ORGANIZACIONAL.
Esta depende de la organización y del ambiente, de esté tomara solo problemas que le competen.
Un sistema social es complejo cuando un elemento cuando un elemento cualquiera no se puede relacionar directamente con cada uno de los demás elementos de dicho sistema.
La construcción misma del sistema organizacional tiene la función de reducir la complejidad, un sistema es menos complejo que un ambiente, cuanto mas compleja sea una organización mas cerio serán los problema de coordinación y control.
Los elementos de complejidad comúnmente identificado son los siguientes:
DIFERENCIACIÓN HORIZONTAL
Es la forma en que las tareas realizadas por la organización se subdividen entre sus miembros, bien sea dando a especialistas una gama extensa de actividades a realizar, lo cual puede traer problemas de coordinación, y subdividir minuciosamente las tareas de manera que los no especializados puedan realizarlas típico de la burocracia.
DIFERENCIACIÓN VERTICAL
Es jerárquica (se trata del típico organigrama) y puede medirse por el recuento del número de posiciones entre el ejecutivo principal y los empleados que trabajan en los puestos inferiores. Algunas organizaciones mantienen el poder en el nivel más alto, dejando prácticamente sin poder los escalones intermedios. Estas dos diferenciaciones presentan a las organizaciones problemas de control, de comunicación y de coordinación.
LA DISPERSIÓN ESPACIAL
Los resultados de la dispersión espacial dependen claramente de la tarea en cuestión. Las tareas pueden ser demasiado grandes tanto como demasiado estrechas. Así que el éxito de cualquier rediseño de tarea depende claramente dela tarea en cuestión y de cuan especializada sea esta en primer lugar.La dispersión espacial vale la pena hasta el punto en que las ganancias detrabajadores mejor motivados en una tarea particular neutralicen las perdidas de laespecialización técnica menos que optima.
ETAPA N°3
FORMALIZACION ORGANIZACIONAL
Se llama formalización a las normas y procedimientos diseñados para manejar las contingencias afrontadas por la organización. Mientras más recurrente y rutinario es un procedimiento, más formalizado puede encontrarse.Formalización no significa necesariamente anotación escrita, porque puede haber normas formalizadas no escritas también.Algunas organizaciones cuyas decisiones son adoptadas por unas pocas personas en la cumbre, se apoyan en normas y supervisión estricta como una forma de asegurar un desempeño consistente por parte de los trabajadores. Secaracterizan, además estas organizaciones por contar con personal no profesional.Es decir, la presencia de personal bien entrenado se relaciona con una necesidadmeno de normas y de formulación, pero la extrema formalización puede provocarinseguridad en el individuo, que se aferra a las mismas normas para evitarequivocarse en las decisiones. El grado excesivo de formalización está másasociado con la probabilidad de alineación en los profesionales que en personal nocalificado.La formalización y la profesionalización están diseñados para hacer lo mismo:organizar y regularizar el comportamiento de los miembros de la organización.La formalización es un proceso por el cual la organización establece las normasy los procedimientos así como los medios para asegurarse queDefinir los tipos e instancias de relación interinstitucional.Elaborar:Manual de Objetivos y PolíticasManual de Organización y Funciones,Manual de Procesos.
ETAPA N°4
DIMENSIONES DEL DISEÑO ORGANIZACIONAL
Las organizaciones jóvenes y pequeñas pueden funcionar con un diseñoorganizacional relativamente simple e indiferenciado pero cuando se desarrollan yalcanzan un nivel de complejidad determinado se hacen inmanejables con esaescasa complejidad de diseño.El proceso de diseño organizacional corresponde a una manera de orientar laadecuación de la organización con su entorno y con sus propios procesos decrecimiento.La división del trabajo en actividades y subactividades elementales reconocedimensiones críticas tales como: funciones, cumplimiento de aquellas funcionesnecesarias para la consecución de la misión planteada por la organización(funciones de apoyo y funciones de operación); productos; mercado, etc. En la medida que las organizaciones crecen, desarrollan roles más especializados y se definen departamentos formados también por el criterio de especialización. La decisión de estructurar una organización según sus unidades estratégicas de negocios, debe basarse en un análisis cuidadoso del medio externo, en un escrutinio de las fortalezas y debilidades internas y en la definición de la misión del negocio. De esta manera se produce indefectiblemente la segmentación de las actividades de la organización, según los criterios que se consideren relevantes.Una consecuencia necesaria de la segmentación es la especialización de las actividades de acuerdo a las dimensiones y criterios usados para segmentar. En términos generales, la especialización está referida a las tareas que deben ser llevadas a cabo en la ejecución de un trabajo dado. Los miembros de las diferentes unidades se transforman en especialistas. Esto implica que adquieren una mirada particular, que les permite visualizar los problemas de una manera compartida con otros miembros de su misma especialidad.
ETAPA N°5
DISEÑO ORGANIZACIONAL Y PROCESOS BÁSICOS
Comprender la organización como un sistema de decisiones significa que en la definición del devenir organizacional las premisas de decisión tiene peculiar importancia lo mismo que el entorno institucional, de ahí la importancia de reflexionar sobre cuáles son las premisas que guían el decidir: de dónde provienen, quién las impone, cuáles son las demandas, etc., etc. A partir de estas premisas se establece un diseño de organización dado bajo la condición de que se debe estructurar la organización de acuerdo a las necesidades de una estrategia.
ELEMENTOS DEL DISEÑO ORGANIZACIONAL
Especialización: es el proceso de identificar determinadas tareas y asignarlas a individuos, equipos, departamentos y divisiones.
Estandarización: es un proceso que consiste en crear prácticas uniformes que los empleados deben seguir cuando realizan su labor. Tales prácticas tienen por objetivo generar conformidad y se expresan mediante procedimientos por escrito, descripciones de puesto, instrucciones y reglas relacionadas con las funciones en la organización, el desempeño en diversas tareas y el comportamiento que cabe esperar de los empleados. También permite que los gerentes evalúen el desempeño del personal en relación con las responsabilidades establecidas y los indicadores de desempeño. Los procedimientos de contratación, las descripciones de puesto y los formularios de solicitud se emplean para estandarizar la selección de empleados. Con los programas de capacitación en el trabajo se cultivan habilidades estandarizadas y se refuerzan valores importantes con la finalidad de que la organización genere buenos resultados.
Coordinación: comprende los procesos y mecanismos utilizados para integrar las tareas y actividades de los empleados y las unidades organizacionales. En cierta medida, prácticamente todas las organizaciones recurren a reglas, procedimientos, objetivos e instrucciones formales para alcanzar el nivel de coordinación deseado. Sin embargo, las capas administrativas extras y el personal adicional que resulta de ello, así como la cantidad de coordinación necesaria.
Autoridad: es el derecho de tomar decisiones de importancia diversa.
Estructura organizacional Es la representación formal de las relaciones laborales, define tareas por puesto y unidad y señala cómo deben coordinarse.
Organigrama: es un diagrama que ilustra gráficamente las relaciones entre funciones, departamentos, divisiones y hasta puesto individuales de una organización en materia de rendición de cuentas. Un organigrama ofrece cuatro aspectos de la estructura de una organización
Tareas: muestra la gama de tareas que hay en una organización.
Unidades: cada recuadro representa una unidad, subunidad o puesto responsable de ciertas tareas especializadas en la organización.
Tareas: muestra la gama de tareas que hay en una organización.
Unidades: cada recuadro representa una unidad, subunidad o puesto responsable de ciertas tareas especializadas en la organización.
Niveles de la organización: el organigrama debe mostrar la jerarquía desde la alta dirección hasta el empleado de reciente ingreso o solo un bosquejo jerárquico general.
Líneas de autoridad: las líneas marcadas que ligan los recuadros en el organigrama muestran que puestos o unidades tienen autoridad sobre otros.
LOS MODELOS DE ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIÓN
MODELO TREBOL
La estructura en trébol está compuesta en forma de un trébol, con tres hojas: la primera hoja, llamada núcleo profesional está formada por los trabajadores profesionales técnicos y administradores esenciales en la organización. La segunda hoja el margen contractual, estaría compuesta por aquellas personas u organizaciones cuyo trabajo no constituye la esencia de las operaciones de la empresa para aumentar la eficiencia y reducir rigideces, tales operaciones se subcontratan o se ceden a unidades externas. La tercera hoja está integrada por la fuerza de trabajo flexible, es decir aquellos trabajadores a tiempo parcial o temporal que se relaciona de manera eventual. Se puede entender como un elemento auxiliar guiado por una filosofía a corto plazo, sin el compromiso ni la ambición del núcleo profesional.
Es una fase de diseño más avanzada se añadirá una cuarta hoja que implica la realización del trabajo por parte del cliente. Esto que a primera vista llama la atención, es muy habitual en organizaciones como gasolinera, banca y autoservicios, que difícilmente puede aplicarse a los hospitales ya que los clientes no tienen los conocimientos suficientes para realizar por ellos mismos parte del proceso.
1.1. Características principales.-
Es la representación del máximo aplanamiento de una organización. Los niveles jerárquicos desaparecen y la organización se configura como un trébol de cuatro hojas con un tallo.
El objetivo es la búsqueda de la máxima flexibilidad.
MODELO DE EQUIPO Y RACISMO
Se denomina de esta manera ya que el equipo se transforma en unidad organizativa fundamental para la agrupación del trabajo, es decir, sustituye al departamento convencional. La toma de decisiones, la planificación, organización y el control del trabajo pasa a ser llevada por cada equipo (existe una descentralización en todos los aspectos relativos a la actividad que cada grupo realiza).
Tanto directivos como empleados se organizan en equipos que adoptan una orientación mas horizontal que vertical. Por lo tanto ese tipo de organización requerirá un tipo de trabajadores especializados y polivalentes, ya que rotan por los diferentes equipos (y de ahí se le denomina organización en racimo).
MODELO ADHOCRÁTICO
recibe el nombre de "ad hoc" (apropiado) .Es el tipo de organización mas aplastada, es la forma de organizarse más adecuada cuando una actividad es singular y compleja, y deben intervenir expertos de distintas disciplinas. Son proyectos que requieren una organización con gran flexibilidad y de fácil intercomunicación. Está destinado a empresas que necesitan innovar en entornos de cambios rápidos como son una agencia espacial, una empresa de prototipos complejos, una petroquímica.
En la adhocracia no está totalmente separado la dirección de la acción. Los equipos se auto dirigen y cada miembro del equipo tiene una determina a autoridad respetada por todos. Las tareas a veces son más operativas y otras son mas directivas. Lo más importante en esta estructura organizativa de enlace y coordinación, es decir las formas de comunicarse por tanto es muy importante el grado de confianza mutua y el respeto por la profesionalidad de los componentes del equipo.
